Máy in hóa đơn và máy tính tiền là bộ đôi không thể thiếu khi bạn bắt tay vào kinh doanh bất cứ mặt hàng nào. Tuy nhiên hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại máy hoặc phần mềm để bạn lựa chọn tùy thuộc vào mô hình kinh doanh của bạn, mỗi loại máy lại có cách cài đặt và sử dụng khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn cách sử dụng máy in hóa đơn đơn giản nhất dành cho hầu hết các loại máy in hóa đơn tại BIGBUY.
Mục lục
- 1. Lợi ích khi sử dụng máy in hóa đơn bán lẻ
- 2. Hướng dẫn sử dụng máy in bill đúng cách
- 3. Nên chọn mua máy in hóa đơn chất lượng sử dụng lâu dài
1. Lợi ích khi sử dụng máy in hóa đơn bán lẻ
Hướng dẫn sử dụng máy in bill đúng cách
Nếu bạn biết cách sử dụng máy in bill và sử dụng một cách đúng đắn sẽ mang lại nhiều lợi ích cho bạn và cửa hàng:
- Quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng
- Tạo sự hài lòng cho khách hàng khi thanh toán khi không phải chờ đợi lâu để lấy được hóa đơn
- Kiểm soát nhân viên và thu chi dễ dàng khi kết hợp cùng phần mềm tính tiền
- Công cụ quảng bá miễn phí vì trên mỗi hóa đơn đều in kèm logo, địa chỉ, số điện thoại của cửa hàng.
Tham khảo:
- máy in bill Xprinter T80L
- máy in hóa đơn Xprinter D200L
- máy in hóa đơn birch prp 085
- máy in mã vạch tsc ttp-244 plus
2. Hướng dẫn sử dụng máy in bill đúng cách
2.1 Cách lắp đặt giấy cho máy in hóa đơn
Thay giấy đúng cách để quá trình in ấn diễn ra nhanh chóng
Lắp giấy cho máy in hóa đơn sai cách cũng là nguyên nhân khiến bạn không sử dụng được máy in hóa đơn của mình dù đã cài đặt đầy đủ và đúng cách các phần mềm cùng thiết bị liên quan. BIGBUY gửi đến bạn cách lắp đặt giấy cho máy in hóa đơn đơn giản và dễ nhớ nhất để bạn không gặp phải những trường hợp và lỗi lầm mà ai cũng mắc phải như in không ra chữ, kẹt giấy...
2.2 Vệ sinh máy in hóa đơn định kỳ theo tháng tuỳ tần suất sử dụng
Vệ sinh máy định kỳ giúp tuổi thọ máy tăng lên
Bất kì loại máy móc nào khi sử dụng trong một thời gian cũng cần được tiến hành kiểm tra và bảo quản cũng như làm vệ sinh sạch sẽ để giúp máy hoạt động tốt hơn. Hướng dẫn cách vệ sinh máy nhanh chóng và đúng cách:
- Ngắt kết nối nguồn điện và cổng kết nối với máy tính và đợi trong khoảng 5-10' để máy in nguội.
- Dùng bông tẩy trang hoặc bông gòn lau nhẹ phần in nhiệt. Bước này lưu ý thực hiện nhẹ nhàng và chậm rãi vì nếu phần in nhiệt bị xước thì sau này phần hóa đơn của bạn sẽ bị mờ.
- Dùng khăn khô, vải mềm để lau phần bên ngoài máy in, đợi thêm 5-10' nữa rồi kết nối nguồn điện và cổng máy tính để sử dụng.
2.3 Cách cài đặt máy in hóa đơn
Để in hóa đơn từ máy tính, bạn phải tiến hành cài đặt kết nối giữa máy in và máy tính. Các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Start -> Settings -> Printers and Faxes.
- Bước 2: Trên tab Printer Tasks chọn Add a printer. Xuất hiện hộp thoại Add Printer Wizard, chọn Next.
- Bước 3: Chọn kiểu kết nối với máy in
- Local printer attached to this computer: Kết nối trực tiếp từ máy tính sang máy in.
- A network printer, or a printer attached to another computer: Kết nối qua mạng LAN.
- Chọn Local printer attached to this computer -> Automatically attached to this computer -> Next
- Bước 4: Tiếp tục chọn Next -> chọn cổng cắm kết nối là cổng LPT1
- Bước 5: Chọn Next -> chọn tên hãng sản xuất ở tab Manufacturer -> chọn tên máy in ở tab Printers.
- Bước 6: Bấm Next -> Finish
- Trường hợp bạn sử dụng đĩa CD của máy in thì bạn cho đĩa vào ổ CD. Chọn Have Disk -> Install from Disk -> chọn ổ đĩa chứa phần mềm cài đặt máy in -> OK -> Next.
- Xuất hiện hộp thoại Do you want to use this printer as default printer -> Yes -> Next.
- Xuất hiện hộp thoại Do you want to print a test page -> Yes -> Next.
- Xuất hiện màn hình kết thúc, chọn Finish.
2.4 Các thao tác in hóa đơn
Các thao tác sử dụng và in ấn hóa đơn
Trên màn hình bán hàng:
- Ở màn hình máy bán hàng của mình, bạn chọn ”Bấm nút thanh toán”
- Tiếp tục chọn bàn cần thanh toán
- Chọn các món tương ứng để tiến hành thanh toán
- Tiến hành đăng nhập tài khoản nhân viên hoặc tài khoản thanh toán
- Cuối cùng bấm “Đồng ý” để in hóa đơn
Trên giao diện quản lý:
- Ở giao diện quản lý bán hàng, bạn có thể chọn in lại số lượng hóa đơn hoặc những hóa đơn cũ, bạn chọn biểu tượng “In phiếu”
- Tiếp tục chọn phiếu bán hàng cần in lại
- Sau đó đăng nhập tài khoản nhân viên hoặc tài khoản in hóa đơn.
- Chọn “Danh sách phiếu thanh toán bán hàng”
- Tiến hành “In”
2.5 Lựa chọn giấy in hóa đơn phù hợp
Chọn giấy in chất lượng là cách bảo quản máy in sử dụng lâu hơn
Chọn giấy in hóa đơn phù hợp cũng là cách sử dụng máy in hóa đơn lâu hơn. Lưu ý không nên chọn loại giấy in hóa đơn quá trắng hoặc giấy rẻ, kém chất lượng để sử dụng vì về lâu dài đầu in nhiệt của máy in hóa đơn sẽ dễ bị mài mòn dẫn đến hư.
Các nguồn điện sử dụng cần được ổn định, hạn chế đặt máy in ở nơi ẩm ướt vì dễ dẫn đến tình trạng chập điện gây ra cháy nổ. Các cuộn giấy in khi chưa sử dụng đến cũng cần được bảo quản ở nơi khô ráo để đảm bảo chất lượng giấy in.
Mời bạn tham khảo thêm video hướng dẫn sử dụng máy in hóa đơn dưới đây
3. Nên chọn mua máy in hóa đơn chất lượng sử dụng lâu dài
Cách sử dụng máy in bill đơn giản dễ hiểu
Để có thể bảo đảm tuổi thọ của máy in hóa đơn, bạn nên ưu tiên lựa chọn mua máy in hóa đơn ở những cửa hàng uy tín để tránh gặp phải những trường hợp mua nhầm máy in hóa đơn giả hay kém chất lượng.
Công ty BIGBUY là địa chỉ cung cấp máy in hóa đơn cùng các loại máy tính tiền, máy in mã vạch… trong nhiều năm nay và hiện vẫn là địa chỉ uy tín cho các khách hàng khi cần kinh doanh.
Trên đây là cách sử dụng máy in hóa đơn đúng và đơn giản nhất cho các bạn mở cửa hàng kinh doanh lần đầu, ngoài những bước cơ bản này thì tùy thuộc vào loại máy in hoặc phần mềm của những công ty cung cấp khác nhau mà cách cài đặt có thay đổi. Bạn có thể liên hệ đến các công ty cung cấp để được hướng dẫn và giải đáp các thắc mắc một cách đúng đắn hơn.
Mời bạn tham khảo các sản phẩm dưới đây: máy in hóa đơn citizen