Cách quản lý hàng hóa hiệu quả, khoa học, tránh thất thoát cho cửa hàng

Trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của một doanh nghiệp thì công đoạn quản lý kho tương đối quan trọng. Thế nhưng không phải ai cũng biết cách quản lý hàng hóa hiệu quả. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp mình thì đừng bỏ lỡ bài viết này của Big Buy nhé. 

1. 2 nguyên nhân chính gây thất thoát hàng hóa

1.1. Nguyên nhân bên trong

Nguyên nhân bên trong chủ yếu đến từ việc quy trình quản lý hàng hóa và giai đoạn phân quyền quản lý cho nhân viên không đạt hiệu quả, rõ ràng. Điều này sẽ dẫn đến một số trình trạng như:

• Hàng hóa không được kiểm kê chính xác.
• Mã vạch, team hay giá các sản phẩm bị nhầm lẫn với nhau.
• Các sản phẩm bị sắp xếp lộn xộn, không theo một trình tự hay logic nào. Dẫn đến khó khăn khi tìm kiếm, lưu trữ và trưng bày.
• Trình trạng hàng hóa bị thiếu hụt ngay chính cửa hàng nội bộ.
• Tình trạng sản phẩm bị thất thoát do nhân viên trục lợi từ các chương trình khuyến mãi, giảm giá.
• Nhân viên lấy tiền của khách hàng nhưng không giao lại cho công ty.

Một số nguyên nhân bên trong gây thất thoát hàng hóa

1.2. Nguyên nhân bên ngoài

Một số nguyên nhân bên ngoài mà bạn sẽ thường gặp như:

• Khách hàng vào quầy lấy cắp các sản phẩm của cửa hàng.
• Khách hàng sử dụng sản phẩm tại chỗ nhưng không chịu thanh toán.
• Khách hàng cố tình bóc tem, đổi giá sản phẩm rẻ hơn, làm nhân viên tính sai giá.

Tuy nhiên, nguyên nhân lớn nhất dẫn đến việc thất thoát hàng hóa chính là đến từ cách quản lý hàng hóa, nội bộ bên trong, chiếm tỷ lệ hơn 50%. Những hành vi gian lận của khách hàng cũng đến từ sự chủ quan, sự giám sát lỏng lẻo của nhân viên mà ra.

Như vậy, để có thể kiểm soát tình hình này hiệu quả, điều đầu tiên cần phải làm đó chính là xây dựng một quy trình quản lý nội bộ trình tự và cách giám sát hàng hóa hiệu quả. Giúp nhân viên xây dựng kỷ luật, nhiệt tình cũng như có trách nhiệm với công việc được giao.

2. Cách quản lý hàng hóa hiệu quả với 8 bước 

2.1. Quản lý kho một cách khoa học

- Phương pháp FIFO và LIFO

FIFO và LIFO là 2 phương pháp thông dụng trong  quản lý hàng tồn kho mà nhiều doanh nghiệp đang áp dụng.

Trong đó, FIFO (first in – first out) có thể hiểu đơn giản là nhập trước xuất trước. Phương pháp này thường được áp dụng đối với những mặt hàng có thời hạn sử dụng ngắn như bánh kẹo, hay đồ theo mùa,... Khi dùng phương pháp này, bạn nên chú ý việc sắp xếp các kệ sao cho thông thoáng và khoa học nhất. Thuận tiện cho việc phục vụ việc nhập, xuất hàng hóa thường xuyên.

Phương pháp FIFO và LIFO 

LIFO (Last In, First Out) thì hoàn toàn ngược lại FIFO. Trong phương pháp này, các mặt hàng nhập sau sẽ được xuất đi trước. Để chúng có thể kịp thời cập nhật giá, và giúp cân đối chi phí mua và bán. LIFO thường áp dụng cho những mặt hàng có hạn sản xuất dài như vật liệu xây dựng,...

- Chuyên nghiệp hóa sự vận chuyển trong nhà kho

Đôi khi chuyên nghiệp hóa sự vận chuyển trong nhà kho có thể giúp tiết kiệm thời gian phân phối hàng hiệu quả.

Bạn có thể xây dựng một hệ thống thông báo tình hình giữa các kho để công việc vận chuyển trở nên dễ dàng và tiết kiệm công sức và hiệu quả hơn

- Theo dõi thời gian xoay vòng của hàng hóa

Theo dõi thời gian xoay vòng của hàng hóa là công đoạn vô cùng quan trọng. Điều này sẽ giúp bạn có cách quản lý hàng hóa hiệu quả. Bạn dễ dàng nắm bắt và kiểm soát tình hình hãng hóa, giúp nó luôn ở trong trạng thái cân bằng.

Khi có một đơn hàng đến, bạn có thể nhanh chóng kiểm tra số lượng hàng bên trong kho. Việc có thể cập nhật nhanh số liệu, chính xác giúp mọi doanh nghiệp chủ động trong các giao dịch, và tránh phát sinh các vấn đề không mong muốn.

Theo dõi thời gian xoay vòng của hàng hóa giúp bạn giám sát hàng hóa hiệu quả

- Đánh giá và kiểm soát các mặt hàng tiêu thụ chậm

Là một cửa hàng, việc đánh giá tình hình tiêu thụ chậm của một sản phẩm sẽ giúp cho bạn đánh giá mức độ tồn kho của sản phẩm, và kiểm tra xem mặt hàng nào đang bị tồn trong thời gian dài. Thông qua đó, nhanh chóng tìm ra nguyên nhân, cũng như đề ra kế hoạch giúp sản phẩm tiêu thụ nhanh chóng là công việc mà các chủ doanh nghiệp cần phải thực hiện.

Bằng cách thức này, hàng tồn kho của bạn sẽ luôn được giữ ở mức tối ưu. Ngoài ra, đàm phán với nhà cung cấp, để giúp hàng hóa luôn trong tình trạng ổn định cũng là một trong số các cách để giữ hàng tồn kho hiệu quả mà bạn có thể cân nhắc.

- Sử dụng phần mềm lưu trữ và quản lý

Với một doanh nghiệp nhỏ, thì một phần mềm quản lý như Excel là sự lựa chọn rất tốt để quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp mà bạn đang điều hành lớn hơn, với số hàng trong kho lên đến hàng nghìn thì công cụ quản lý Excel là không hiệu quả. Lúc này, bạn cần một phần mềm chuyên nghiệp, có tính tự động và độ chính xác cao hơn.

Phần mềm quản lý rất cần khi quản lý hàng hóa

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều đơn vị cung cấp các phần mềm quản lý kho hiệu quả. Sử dụng những phần mềm này là một cách quản lý hàng hóa hiệu quẩ đơn giản, tối ưu. Những phần mềm này có thể giúp bạn tất cả các công đoạn trong quy trình như kiểm tra hàng nhập xuất, lưu trữ, báo cáo,... Tuy nhiên, số tiền đầu tư không phải nhỏ, nên bạn nên cân nhắc thật kỹ.

Trước khi quyết định, bạn nên so sánh, đánh giá, xem phản hồi người dùng cẩn thật từ nhiều nguồn, để tìm ra phần mềm quản lý hợp với doanh nghiệp mình nhất.

2.2. Sắp xếp theo mã SKU

SKU - Stock Keeping Unit được hiểu đơn giản là Mã hàng hóa. Sắp xếp theo mã SKU là công đoạn  đặt tên hàng hóa theo chuỗi ký tự (thông thường là một dãy vừa chữ vừa số) dựa theo vị trí ban đầu. 

Để sau này chỉ cần nhìn chuỗi ký tự này, là bạn có thể dễ dàng xác định vị trí hàng hóa đang tìm kiếm.

Chuỗi SKU là cách quản lý kho hiệu quả bạn nên cân nhắc

2.3. Lên sơ đồ lưu trữ để dễ kiểm soát

Sơ đồ lưu trữ hàng hóa kho là một bản vẽ thu nhỏ tổng quan về kho hàng của bạn, giúp bạn nhanh chóng xác định vị trí của từng loại hàng.

Kho hàng càng  lớn thì sơ đồ lưu trữ lại càng quan trọng. Thông qua bản vẽ này, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng tính toán, lên kế hoạch tính toán để khai thác kho hàng là tối ưu nhất. 

2.4. Quản lý hàng hóa bằng thẻ kho/sổ kho

Thẻ kho là một loại chứng từ rời, giúp bạn theo dõi số lượng từng loại hàng đang có trong kho. Nội dung trong thẻ sẽ bao gồm ngày nhập, ngày xuất kho, số lượng hàng,.. Cũng như chữ ký của người chịu trách nhiệm trực tiếp đối với mặt hàng đó. Chữ ký này có thể là của giám đốc, hay quản lý kho,...

Nếu số lượng hàng hóa nhiều và thay đổi liên tục, các doanh nghiệp sẽ đóng các thẻ kho này thành một sổ kho. Lưu ý, thẻ kho mà doanh nghiệp sử dụng phải đúng theo mẫu của bộ Tài Chính ban hành.

Thẻ kho ban hành chính thức

Nếu điều này được thực hiện một cách nghiêm chỉnh thì chủ doanh nghiệp có thể theo sát được tình hình trong kho của mình. Tạo tiền đề để đề ra chiến lược kinh doanh và cách quản lý hàng hóa hiệu quả.

2.5. Dán nhãn từng lô hàng/mã vạch

Mỗi lô hàng nhập về đều phải có mã vạch riêng. Bạn có thể kết hợp phương pháp đặt tên mã SKU cùng với máy quét mã vạch để có hiệu quả tốt nhất.

Mỗi mặt hàng khi vào kho, sẽ có một mã vạch tương ứng, sau đó được quét qua máy để tạo phiếu nhập. Thông tin này sẽ được lưu trữ và áp dụng khi quản lý quá trình nhập xuất hay sản xuất của mặt hàng đó về sau.

Máy quét mã vạch của BIGBUY là một cách quản lý hàng hóa hiệu quả

Hiện nay trên thị trường, rất nhiều công ty cung cấp các sản phẩm quét mã vạch, máy in mã vạch công nghiệp trong đó có Bigbuy. Với phương châm “Chất lượng - Hiệu quả” Bigbuy cam kết cung cấp các sản phẩm công cụ hỗ trợ kiểm kho, máy in/quét mã vạch chất lượng và giá cả tốt nhất.

2.6. Kiểm tra kho thường xuyên

Thông thường, thời gian kiểm tra kho sẽ là 3 tháng/ lần, hoặc 6 tháng/ lần. Những kho càng lớn thì thời gian và công sức cần phải bỏ ra càng nhiều. 

Khi kiểm tra kho, cách tốt nhất là bạn nên kiểm tra theo nhóm hàng hóa, quản lý hàng hóa theo từng khu vực. Các công việc kiểm tra bao gồm:

• Xác định số lượng tồn kho và đối chiếu với các sổ sách liên quan.
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa trong kho. Mức độ đổ, vỡ hư hại là bao nhiêu?
• Kiểm tra hạn dùng của sản phẩm để đề kế hoạch kinh doanh sắp tới.
• Xác định các vấn đề có thể diễn ra làm hư hao hàng hóa như côn trùng, ẩm mốc,...

Kiểm tra kho thường xuyên

2.7. Lắp đặt hệ thống camera quan sát

Hệ thống camera là điều bắt buộc mà mọi doanh nghiệp cần phải có trong kho của mình. Bởi các chủ doanh nghiệp sẽ không trực tiếp quản lý kho của mình mà phải thông qua cấp dưới nên việc có thể kiểm soát tình hình từ xa rất quan trọng.

Nhờ vào hệ thống này, bạn có thể theo dõi các hoạt động đang diễn ra trong kho. Hay có thể trích xuất các hình ảnh dễ dàng nếu xảy ra các vấn đề phát sinh đáng tiếc như mất cắp hay gian lận,...

2.8. Cẩn trọng trong khâu tổ chức nhân sự của kho

Tỷ lệ thất thất thoát hàng hóa do nội bộ vẫn nhiều hơn rất nhiều so với ngoại bộ. Do vấn, tuyển nhân lực đầu vào là vấn đề mà các doanh nghiệp cần phải chú ý kỹ. 

Nhân viên kho phải là người có lý lịch rõ ràng, đáng tin cậy. Đặc biệt phải là người có kinh nghiệm và có trách nhiệm, tránh trường hợp đùn đẩy công việc cho nhau.

3. Những lưu ý trong cách quản lý hàng hóa

3.1. Lưu ý trong cách quản lý kho thực phẩm tại nhà hàng

Một số lưu ý mà bạn cần phải tuân thủ khi quản lý kho tại nhà hàng đó là:

Phải quản lý hạn sử dụng của các loại thực phẩm: đối với các nhà hàng, hạn sử dụng của thực phẩm là vô cùng quan trọng, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự an toàn của món ăn. Do đó, nhân viên phải kiểm tra hạn sử dụng sản phẩm thường xuyên. Đồng thời, nhanh chóng xử lý kịp thời những loại sản phẩm hết hạn và gần hết hạn.

Cách quản lý hàng hóa phù hợp với mặt hàng thực phẩm đó là quản lý chất lượng đầu vào của sản phẩm: ngay từ bước đầu, các chủ nhà hàng nên lên một tiêu chuẩn nhất định để kiểm soát chất lượng đầu vào của thực phẩm. Điều này để giúp đảm bảo chất lượng các món ăn được làm ra, mang lại sự hài lòng nhất cho khách hàng.
Phải bảo quản thực phẩm một cách cẩn thận: mỗi loại thực phẩm có một cách bảo vệ riêng. Vì thế bạn nên bảo quản chúng đúng cách và cẩn thận.

Quản lý kho thực phẩm bạn nên chú ý một số vấn đề như sau

3.2. Lưu ý trong cách quản lý kho vật tư - hàng hóa

Đối với các kho vật tư và hàng hóa:

Thiết lập mức tồn kho ở mức ổn định: mức tồn kho sẽ dựa vào mô hình kinh doanh cũng như tình hình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Đảm bảo mức tồn kho ổn định là bạn đang đảm bảo số hàng trong kho luôn đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Hạn chế những sai sót đáng tiếc.

Lên kế hoạch nhập kho: chủ doanh nghiệp nên lên kế hoạch nhập kho theo đúng tình hình kinh doanh của mình. Nhờ đó, việc nhập hàng sẽ trở nên đúng đắn, tránh những lãng phí không nên có. 

Trên đây là 8 cách quản lý hàng hóa hiệu quả mà Big Buy muốn chia sẻ với bạn. Quản lý kho chưa bao giờ là công việc đơn giản với mỗi chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên, hy vọng sau bài viết của chúng tôi, bạn đã có thêm một chút kinh nghiệm cho mình. 

Tam Nguyen

Công ty Cổ phần Bigbuy đã, đang và sẽ luôn luôn phấn đấu trở thành một trong những nơi cung cấp cho khách hàng những sản phẩm và trải nghiệm dịch vụ xứng đáng nhất.

Follow : | Facebook | Linkedin | Twitter