Top 13 phần mềm quản lý công việc giúp tối ưu hóa hiệu suất của bạn

Nếu bạn đang tìm kiếm cho mình 1 phần mềm quản lý công việc hiệu quả thì sao không dừng lại ở bài viết này nhỉ. BIGBUY xin chia sẻ với bạn top 13 ứng dụng quản lý công việc tối ưu nhất mà bạn không nên bỏ qua.

1. Những ích lợi mà phần mềm quản lý công việc đem lại cho bạn

Bài toán của các nhà quản trị luôn là làm thế nào để tối ưu nguồn lực cũng làm thế nào để nâng cao năng suất làm việc. Vì thế, các phần mềm quản lý ra đời nhằm giải quyết 2 vấn đề lớn là: minh bạch hóa quá trình làm việc của nhân viên cũng như quá trình nhận việc từ quản lý và để giúp các nhà quản lý lên kế hoạch giúp nhân viên làm việc có hiệu quả trên 1 nền tảng duy nhất.

Điều mà tất cả các doanh nghiệp cần đó chính là một phần mềm sắp xếp công việc hàng ngày hiệu quả

Tóm lạị, các phần mềm kiểm soát công việc tốt nhất đều có tác dụng trên cả nhân viên và cấp độ quản lý. Cụ thể hơn:

Với nhân viên:

• Giúp họ có thể thấy được tất cả các công việc của mình, tránh sót việc.
• Biết lựa chọn và sắp xếp công việc ưu tiên.
• Tính toán thời gian để làm việc có hiệu quả hơn.
• Cộng tác với đồng đội của mình để nâng cao năng suất và chất lượng công việc.

Đối với cấp quản lý:

• Thấy được toàn bộ các dự án cũng như tất cả các công việc trong dự án
• Ra quyết định để giải quyết kịp thời trước các vấn đề và lỗi phát sinh
• Sắp xếp, bố trí nguồn nhân lực cho các đầu công việc hiệu quả
• Để tất cả các dự án được đồng bộ thời gian hoàn thành và đảm bảo chất lượng công việc. 

2. Một số tính năng cơ bản của phần mềm quản lý công việc hằng ngày

Những tính năng mà một ứng dụng quản lý công việc nào cũng cần phải có đó là:

- Tính năng cộng tác

Giao tiếp là yếu tố không thể thiếu trong công việc, nhất là những công việc làm theo nhóm hay theo các dự án. Nhà quản lý sẽ giao tiếp với nhân viên qua chức năng giao việc. Còn các nhân viên sẽ phải phối hợp nhịp nhàng với nhau để hoàn thành những công việc được giao.

Vì thế, trong 1 phần mềm quản lý, chức năng giao tiếp được thể hiện ở các tính năng như tạo việc, giao việc, theo dõi các công việc chat, hay bình luận,...

- Tính năng lập kế hoạch và theo dõi trạng thái

Phần mềm quản lý cần phải đảm bảo chức năng giúp nhà quản lý lập các công việc để workflow theo dự án, cũng như phải giúp các nhà quản lý theo dõi trạng thái dự án theo thời gian thực. 

Để thể hiện tiến độ một cách trực quan, trong các phần mềm quản lý, người ta sẽ thêm một số tính năng như  biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban. 

- Tính năng báo cáo

Tính năng báo cáo là tính năng không thể thiếu của công cụ quản lý công việc. Các ứng dụng báo cáo các hạng mục công việc cũng như tiến độ của các thành viên là vô cùng cần thiết. Điều này sẽ giúp nhà quản lý kiểm soát tiến độ dự án, cũng như tìm ra điểm mạnh, điểm yếu của team, qua đó có kế hoạch phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn.

Báo cáo là một chức năng mà ứng dụng quản lý công việc hàng ngày nào cũng phải có

- Tính năng phân quyền sử dụng

Đây là một tính năng vô cùng quan trọng, để nhà quản lý có thể phân chia vai trò của các thành viên trong 1 dự án. Trong 1 doanh nghiệp, đây cũng là tính năng để đảm bảo thứ bậc và kỉ luật trong tổ chức.

3. Top 13 phần mềm tuyệt vời giúp hỗ trợ quản lý công việc

Những ứng dụng quản lý công việc tốt nhất hiện nay phải kể đến như:

- Asana - Phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Phần mềm đầu tiên mà chúng tôi giới thiệu đó là Asana. Đây là một phần mềm theo dõi công việc, dự án trực tuyến thông minh, đặc biệt nó giúp phân chia công việc trong một nhóm cực kỳ hiệu quả.

Không như nhiều phần mềm khác, Asana cho phép người dùng thực hiện thao tác chuyển đổi từ  Task qua Project, chỉ bằng những cú click chuột đơn giản. Nghĩa là bạn không cần ngồi gõ lại thông tin, cũng như tên thành viên trong dự án, trong trường hợp phát sinh vấn đề. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, cũng như công sức rất nhiều. Không những thế, ứng dụng  Calendar được tích hợp trong Asana sẽ giúp giám sát và theo dõi tiến độ công việc 1 cách dễ dàng.

Ứng dụng quản lý công việc hiệu quả Asana

Hiện nay Asana, đã hỗ trợ trên hầu hết các thiết bị bao gồm iPhone, iPad và Android. Người dùng có thể dễ dàng để lại các bình luận hay chat với nhau, nhằm tăng sự tương tác cũng như cập nhật tiến độ công việc thường xuyên.

- Trello - Phần mềm sắp xếp công việc cá nhân

Trello là một trong những phần mềm độc đáo và dễ hiểu nhất hiện nay. Nó hoạt động dựa trên việc cho phép bạn tạo ra nhiều Board (được hiểu là các dự án).Trên mỗi Board này, bạn sẽ tạo ra các list công việc cần thực hiện, và trong mỗi list này sẽ chứa nhiều công việc khác nhau.

Trello giúp tương tác hiệu quả giữa các thành viên thông qua việc không giới hạn thành viên tham gia vào dự án. Bạn có thể ủy quyền cho họ thực hiện 1 list công việc nào đó, hoặc để họ tự tạo ra list công việc  bổ sung vào.

Đặc biệt, Trello là công cụ quản lý công việc cá nhân hoàn toàn miễn phí, nên bạn có thể hoàn toàn yên tâm và sử dụng nó một cách thoải mái nhất.

Ứng dụng quản lý công việc hiệu quả, miễn phí Trello

- Any.Do - Phần mềm quản lý tiến độ công việc

Any.Do là phần mềm quản lý công việc hàng ngày, thời gian biểu, giúp bạn sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên từ cao đến thấp. 
Điểm nổi bật nhất mà Any.Do có được đó chính là chức năng đồng bộ trên thiết bị, và chia sẻ công việc đến những người liên quan một cách dễ dàng.

Phần mềm quản lý tiến độ công việc Any.Do 

- Wrike - phần mềm tổ chức công việc hàng ngày

Bên cạnh Asana thì Wrike cũng là một công cụ quản lý công việc cá nhân mạnh mẽ, đơn giản và vô cùng hiệu quả.  Nếu như Asana làm việc mà không cần đến email, thì Wrike ngoài điều này ra, nó còn có thể thực hiện nhiều chức năng khác nữa.
Wrike được đánh giá là một trong những phần mềm quản lý miễn phí tốt nhất hiện nay, theo Business News Daily. Đây chắc chắn là một giải pháp tuyệt vời cho các công ty startup mới thành lập, chưa có nhiều kinh phí, hay những team làm việc nhỏ mà bạn không nên bỏ qua.  

Công cụ theo dõi công việc Wrike

- Due

Nếu bạn là một người hay quên, thì Due chắc chắn là một phần mềm quản lý công việc tốt nhất cho bạn đấy. Bạn sẽ chẳng cần phải nhớ gì cả, những việc bạn cần làm trong ngày sẽ được Due nhắc nhở đấy. Ứng dụng này sẽ liên tục nhắc nhở bạn cho đến khi bạn hoàn thành công việc được giao.
Nhanh chóng, sử dụng đơn giản và vô cùng hiệu quả là những ưu điểm nổi bật mà phần mềm này mang đến. Bạn không cần tạo tài khoản, chỉ cần cài đặt là có thể sử dụng ngay.  Chỉ cần bạn liệt kê các công việc, Due sẽ nhắc nhở bạn hoàn thành.

Công cụ quản lý công việc Due

- Microsoft Onenote

Từ năm 2010, Microsoft đã thêm ứng dụng Onenote vào trong bộ ứng dụng văn phòng nổi tiếng của mình. Nếu bạn là tín đồ của Microsoft thì Onenote chắc hẳn là công cụ sắp xếp công việc cá nhân tiện dụng nhất với bạn, vì hầu như bạn đã được cài sẵn trong máy, vô cùng đơn giản và tiện lợi. 
Chức năng chính của phần mềm này đó chính là tạo ra các ghi chú công việc đơn giản hằng ngày, cho mọi công việc, giúp bạn ghi nhớ chúng. Những chức năng đặc thù của việc tạo note mà không phải phần mềm nào cũng có được chính là lý do chính khiến phần mềm này được yêu thích hiện nay.

Onenote giúp quản lý công việc cá nhân đơn giản

- Evernote

Giống như Onenote, Evernote cũng là một phần mềm dùng để ghi chú công việc. Điểm nổi bật  nhất mà Evernote có được so với những ứng dụng note khác đó là việc phần mềm quản lý công việc hàng ngày này có thể tương thích với nhiều nền tảng từ điện thoại, ipad đến laptop,... giúp bạn dễ dàng làm việc ở bất cứ đâu.
Ngoài ra, Evernote còn có chức năng ghi chú bằng hình ảnh, video, để công việc trở nên trực quan và sinh động hơn.

Phần mềm Evernote bản website

- Taiga

Taiga giúp bạn phân công nhiệm vụ cũng như quản lý tiến độ dễ dàng cho các thành viên trong team. Taiga cũng là một ứng dụng phân bổ công việc cá nhân hoàn toàn miễn phí, thích hợp với các dự án nhiều giai đoạn thực hiện khác nhau. 

Taiga cho phép nhiều người cùng thực hiện 1 dự án, giúp họ có thể trao đổi và phản hồi tình hình, cũng như giúp tương tác qua lại lẫn nhau.

Phần mềm quản lý miễn phí Taiga

- Google Calendar

Chức năng chính của Google Calendar đó là giúp bạn sắp xếp công việc, lập thời gian biểu và nhắc nhở các công việc cần hoàn thành hằng ngày.
Đặc biệt, phần mềm quản lý công việc hiệu quả Google Calendar có thể liên kết với Gmail để bạn dễ dàng quản lý và kết nối các công việc nhỏ lẻ lại với nhau, tránh sót việc. 

Google Calendar trong quản lý công việc

- Slack

Cùng với sự suy yếu của công cụ Skype, hàng loạt công cụ trò chuyện để kết nối các thành viên trong 1 nhóm ra đời. Trong đó, nổi bật nhất phải kể đến Slack. 
Với Slack, bạn có thể sử dụng chức năng thẻ tag như Facebook, Instagram, để nhắc nhở những thành viên trong công việc. Ngoài ra, tính năng nhấn mạnh và tìm lại tin nhắn cũ dễ dàng cũng là 2 chức năng nổi bật nhất mà phần mềm kiểm soát công việc cá nhân. Slack mang lại cho khách hàng của mình. 

Slack là công vụ  trò chuyện trong tăm phổ biến nhất hiện nay

- Bitrix

Bitrix được biết đến là một phần mềm quản lý nhân sự miễn phí cho doanh nghiệp. Trên phần mềm, nhà sản xuất đưa vào rất nhiều tính năng có lợi cho nhân viên như quản lý nghỉ phép hay báo cáo công việc thực hiện. 
Chưa hết, tính năng quản lý dự án cũng được tích hợp vào phần mềm này. Tại đây, bạn có thể dễ dàng lưu trữ tất cả các tập tin, phân chia các công việc, hay tích hợp công việc vào lịch làm việc của nhóm. Đồng thời, Bitrix còn là phần mềm quản lý công việc cá nhân giúp bạn quản lý khách hàng/ đối tác, thông qua một cơ sở thông tin liên lạc.

Phần mềm quản lý cơ sở đám mây Bitrix 

- Todolist  business

Phần mềm sắp xếp công việc hàng ngày Todolist giúp bạn theo dõi các công việc cũng như tiến độ hoàn toàn miễn phí.  Chức năng Natural language dates, giúp nhà quản lý theo dõi năng suất và những chỉ số đo lường trong khi nhân viên hoàn thành công việc.
Với gói trả phí, Todolist giúp bạn tạo ra đến 200 dự án, và mỗi thành viên cho 1 dự án lên đến 50 người. Cho phép bạn theo dõi số lần đăng nhập, vị trí của các thành viên. Cũng như giúp bạn nhận những phản hồi trong công việc hay thông báo ngày đến hạn công việc,...

Phần mềm quản lý Todolist  business

- Hitask

Mặc dù phải trả phí khi sử dụng nhưng Hitask được đánh giá là một trong những phần mềm quản lý công việc cá nhân được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay. 
Dựa trên phương pháp Getting Things Done, Hitask đã tạo ra những thẻ biên tập màu, với các nhiệm vụ theo dõi file thậm chí là theo dõi thời gian.

Với Hitask, bạn có thể xem được mọi thứ từ màn hình chính. Lịch của bạn, tất cả các nhóm của bạn, hay các công việc cần hoàn thành đều ở 1 nơi. Nhờ  đó,các công việc của bạn sẽ được xử lý một cách nhanh chóng hơn. 

Giao diện làm việc của Hitask

Trên đây là top 13 phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất hiện nay. hy vọng qua bài viết của Big Buy, bạn đã tìm được 1 giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình.
 

Tam Nguyen

Công ty Cổ phần Bigbuy đã, đang và sẽ luôn luôn phấn đấu trở thành một trong những nơi cung cấp cho khách hàng những sản phẩm và trải nghiệm dịch vụ xứng đáng nhất.

Follow : | Facebook | Linkedin | Twitter