Hotline:

0905.959598

Kinh nghiệm quản lý quán cafe hiệu quả từ A - Z

Tác giả: Tam Nguyen- Ngày đăng: 24/06/2020 - Phổ biến: 679

Quản lý quán cafe cũng giống như việc điều hành một công ty, quản lý và điều hành tốt sẽ giúp quán vận hành trôi chảy, đạt hiệu quả cao trong việc kinh doanh. Vậy làm thế nào để có cách quản lý quán cafe tốt nhất? Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ cho các bạn được câu trả lời.

Mục lục bài viết

1. Cách quản lý quán cafe hiệu quả tính toán nguồn thu chi chặt chẽ

2. Cách quản lý quán cà phê hiệu quả - Kiểm soát khâu nguyên vật liệu

3. Quản lý quán cafe - quản lý nhân sự

4. Quản lý cơ sở vật chất của quán cafe

5 Kinh nghiệm quản lý chất lượng dịch vụ quán cafe - Đặt khách hàng làm trọng tâm

6. Cách quản lý từ xa với phần mềm quản lý quán cà phê BIGBUY Res 160R

7. Một số kinh nghiệm quản lý quán cà phê hiệu quả thu hút khách

 

cách quản lý quán cafe

Tìm hiểu cách quản lý cà phê hiệu quả

 

1. Cách quản lý quán cafe hiệu quả tính toán thu-chi chặt chẽ

Một trong những cách quản lý cà phê hiệu quả cần thiết, cơ bản nhất mà bạn cần biết làm thế nào để quản lý số tiền doanh thu, nguồn thu - chi công việc kinh doanh hàng ngày một cách chặt chẽ để biết tình hình kinh doanh có phát triển hay không.

1.1 Quản lý khoản thu của quán cà phê

Thứ nhất, đối với quản lí doanh thu của quán cà phê hàng ngày của quán thì thường có nhiều trường hợp, khó khăn xảy ra, ví dụ như nhân viên thu ngân thiếu tính trung thực, gian lận; nhận số tiền của khách hàng và không đưa lại dù khách không có ý định; tình trạng thu nhằm, thu thiếu tiền của khách; quên thu tiền của khách khi quán đông…

kinh nghiệm quản lý quán cafe

Quản lí hiệu quả các khoản thu của quán cà phê

Chính vì vậy, để việc quản lí quán cà phê hiệu quả, tránh thất thoát các khoản thu của khách thì bạn cần phải kiểm soát chi tiết,chặt chẽ, thường xuyên mỗi một khoản tiền thu và với mỗi hóa đơn của khách cần phải được ghi lại, đối chiếu hàng ngày.

Việc lắp đặt các thiết bị hỗ trợ kinh doanh tính tiền như: máy tính, máy in hóa đơn,... sẽ giúp cho việc quản lý nguồn thu dễ dàng hơn. Đặc biệt, bạn nên lắp thêm camera giám sát, theo dõi để giúp bạn dễ dàng ghi lại các hoạt động của nhân viên trong một quán.

1.2 Quản lý các khoản chi của các cafe

Thứ hai, đối với các khoản chi phí hàng tháng cũng cần được chúng ta ghi chép lại rõ ràng chi tiết. Là một người quản lí toàn bộ hoạt động công việc kinh doanh quán, bạn cần phải cân nhắc quyết định chi tiêu số tiền hàng ngày sao cho hợp lý, chỉ chi những khoản cần thiết và phù hợp để đảm bảo có lời và giữ cho nguồn vốn luôn ổn định. 

quản lý quán cafe hiệu quả

Quản lý chặt chẽ các nguồn thu chi trong một quán

Người quản lý quán cafe cũng thường xuyên so sánh các khoản thu chi từ đó có những khoản điều chỉnh phù hợp kinh doanh và vận hành quán cafe thành công. Chỉ cần dành thời gian, mọi thứ sẽ rất đơn giản.

Nếu các khoản thu chi của quán cà phê vượt quá tầm kiểm soát của bạn hoặc hiện tại bạn chưa thể phát triển quán cà phê có quy mô lớn ngay lúc này, bạn vẫn có thể thay đổi chiến lược, tiến đến mô hình quán cà phê nhỏ hơn, để đảm bảo nguồn thu chi được cân bằng hơn. 

      >>> Tham khảo ngay: Kinh nghiệm mở quán cà phê nhỏ chi phí thấp cực kì hiệu quả.

2. Kinh nghiệm quản lý quán cà phê hiệu quả - Kiểm soát khâu nguyên vật liệu

Các khâu nhập - xuất nguyên liệu hàng ngày cũng là việc chúng ta khó kiểm soát và dễ xảy ra thất thoát nhất, đặc biệt là đối với những người mới bắt đầu và chưa có cách quản lí quán cà phê hiệu quả. Có rất nhiều vấn đề trong việc quản lý cafe - quản lý nguyên vật liệu mà bạn cần chú ý như:

  •  Vấn đề định lượng nguyên vật liệu chi tiết để chế biến đồ uống hàng ngày. Với ngành đồ uống thì những nguyên liệu, hoa quả cần đảm bảo độ tươi mới với định lượng chuẩn xác. Nếu thừa quá nhiều sẽ gây lãng phí, còn thiếu sẽ không thể đảm bảo phục vụ cho khách dẫn đến làm giảm uy tín kinh doanh quán.

kinh nghiệm quản lý quán cafe

Cân đối sử dụng các nguyên vật liệu pha chế một cách chính xác

 

  • Nhân viên pha chế khi pha chế đồ uống mà không dùng định lượng chuẩn xác sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng đồ uống và khiến khách hàng không hài lòng.
  • Ngoài ra, số lượng nhập các nguyên vật liệu hàng ngày cũng phải được ghi chép và kiểm tra sát sao, đầy đủ, tránh trường hợp để quản lý kho và bên cung cấp cấu kết với nhau, khai khống số lượng nguyên liệu nhập hàng ngày để ăn chặn tiền.

Từ những vấn đề trên có thể thấy để có cách quản lý quán cà phê hiệu quả không phải là điều dễ dàng, bạn cần chú ý và học hỏi thường xuyên để có nhiều kinh nghiệm quản lý quán cafe của mình, giúp quán hoạt động tốt và đem lại lợi nhuận cao.

Xem thêm video kinh nghiệm quản lí quán cà phê hiệu quả hơn!

Để việc kiểm soát các công việc ở quán trong giai đoạn đầu hay bất kì giai đoạn nào khác được diễn ra dễ dàng, không bị lỡ công việc hay quên mất đi việc gì, dù là chi tiết nhỏ nhất. Ngay khi có ý định mở quán cà phê bạn nên viết nháp ra 1 kế hoạch đầy đủ chi tiết nhất mà bạn có thể lập sau đó tham khảo thêm  bản kế hoạch kinh doanh quán cafe này và bổ sung thêm.

3. Quản lý quán cafe - quản lý nhân sự

Quản lý nhân viên quán cafe tốt là một yếu tố quan trọng quyết định đến việc quản lí quán cafe hiệu quả. Những nhân viên là người tiếp xúc trực tiếp, tư vấn và phục vụ khách hàng hằng ngày. Chính vì vậy bạn phải quản lý nhân viên và đào tạo nhân viên một cách kỹ càng, chi tiết thường xuyên bởi vì nhân viên sẽ là những người truyền đạt các thông điệp của thương hiệu.

Trong quán cà phê cần có nhiều vị trí khác nhau, một vị trí sẽ có trách nhiệm đảm nhận các vai trò và công việc khác nhau. Người quản lý nhân viên phải hiểu được tầm quan trọng và vai trò của các vị trí từ đó cần có các điều chỉnh và phân bổ nhân sự cho phù hợp. Việc phân chia nhân viên hợp lý sẽ giúp quán hoạt động hiệu quả và cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng của mình.

 

quản lý cafe

Quản lý nhân viên phục vụ chuyên nghiệp, nhiệt tình

Phong cách phục vụ của nhân viên đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc tạo thiện cảm của khách hàng đối với quán phê của bạn. Chính vì thế bạn cần có những quy tắc tuyển chọn nhân viên phục vụ chọn lọc và có chất lượng. Khi nhân viên mới vào làm thì phải đào tạo để nhân viên biết cách phục vụ. Tất cả các nhân viên ở mọi khâu làm việc đều phải linh hoạt, chủ động phục vụ khách một cách nhanh chóng, nhiệt tình để khách của mình không phải chờ đợi lâu.

Một phương pháp cần thiết để kích thích sự nhiệt tình, tận tâm ở nhân viên đó là thực hiện chương trình đánh giá nhân viên hàng tháng để khen thưởng, xử phạt. Đối với những nhân viên luôn đi làm đúng giờ và phục vụ tốt nên được khen thưởng để họ gắn bó và yêu nghề hơn.

4. Quản lý cơ sở vật chất của quán cafe

Cơ sở vật chất quán cafe có thể chia ra làm hai phần chính đó là các thiết bị phục vụ pha chế, trang thiết bị phục vụ khách hàng và các thiết bị thanh toán

  • Thiết bị phục vụ pha chế bao gồm các máy xay cafe, máy pha cà phê, máy pha sinh tố, cùng với các máy móc khác. Người quản lý phải nắm bắt được menu của quán từ đó mua sắm đầu tư các trang thiết bị pha chế cho nhân viên phù hợp. Bên cạnh đó, người quản lý quản cà phê cũng cần nắm thông tin để nâng cấp hoặc thay đổi các thiết bị cho phù hợp với menu và lượng khách hàng của quán.
  • Trang thiết bị phục vụ khách hàng bao gồm bàn, ghế, máy lạnh, wifi và các thiết bị khác. Để quán làm việc năng suất, bạn phải đảm bảo được các thiết bị này chắc chắn, hoạt động trơn tru giúp nhân viên để cung cấp các dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Ngoài ra cũng nên chuẩn bị các bàn ghế dự phòng trong trường hợp khách hàng đông vào giờ cao điểm hoặc trường hợp thay thế cho các bàn ghế bị hư hỏng trong quá trình kinh doanh.
  • Thiết bị phục vụ giúp nhân viên thanh toán: các thiết bị gồm có, máy in hóa đơn, ứng dụng quản lý tiệm cafe cùng nhiều sản phẩm khác. Những sản phẩm này sẽ cung cấp cho bạn giải pháp quản lý kinh doanh hiệu quả, nhanh chóng và chính xác.

Liên hệ BIGBUY để được tư vấn các sản phẩm cho kinh doanh quán cà phê với mức giá ưu đãi!

5 Kinh nghiệm quản lý chất lượng dịch vụ quán cafe - Đặt khách hàng làm trọng tâm

Trong bất kỳ một mô hình kinh doanh nào thì khách hàng luôn được đặt lên vị trí ưu tiên hàng đầu. Một tiệm cafe dù có thiết kế đẹp, độc đáo và sang trọng cỡ nào mà không có lượng khách hàng ổn định sẽ rất khó có thể tồn tại lâu dài. Chính vì thế, khôn ngoan trong cách quản lý quán cafe  luôn tồn tại tiêu chí đặt khách hàng làm trọng tâm lên hàng đầu.

Xu hướng kinh doanh cafe hiện nay được chia làm 2 loại khá rõ ràng.

  • Một là hướng đến những người trẻ tuổi, học sinh, sinh viên.
  • Hai là hướng đến những người trung niên, lớn tuổi.

Xuất phát từ xu hướng của hai nhóm đối tượng khách hàng này, các quán được thiết kế dựa trên sở thích chung của họ. Ví dụ, đối với quán cà phê lấy nhóm đối tượng khách là những người trẻ làm trọng tâm thì nên chú ý đến thiết kế quán theo phong cách đơn giản, trẻ trung nhưng không mất đi sự hiện đại. Bên cạnh đó nhiều màu sắc để không gian quán trở nên lung linh, đẹp mắt, thu hút khách hàng. Không gian bắt mắt, thu hút là những tiêu chí hàng đâu quyết định sự thành công của quán cà phê.

 

quản lý quán cafe

Luôn đặt khách hàng làm trọng tâm

 

Ngược lại với nhóm khách hàng lớn tuổi, mô hình không gian quán cafe nên trang nhã, ấm áp và yên tĩnh. Ngoài tiêu chí về thiết kế thì họ cũng quan tâm nhiều đến chất lượng phục vụ và đồ uống ở quán nên bạn sẽ phải đầu tư chỉnh chu về mọi mặt.

Ngoài tiêu chí về thiết kế quán cafe thì để khách hàng cảm thấy dễ chịu, hài lòng với quán, bạn nên tuyển thêm nhân viên để luôn phục vụ thêm nước mát cho khách, kiên nhẫn khi khách gọi đồ, dắt xe cho khách khi khách ra về và đặc biệt là nhớ tên của khách hàng thân thiết.

Việc quản lí quán cà phê hiệu quả là đào tạo và xây dựng một hệ thống phục vụ tốt luôn lấy khách hàng làm trung tâm sẽ giúp ghi điểm tốt hơn trong mắt khách hàng và nâng cao khả năng khách quay trở lại quán của mình nhiều hơn.

6. Cách quản lý quán cà phê từ xa với phần mềm quản lý quán cà phê BIGBUY Res 160R

Khi bắt đầu kinh doanh một quán cà phê, bạn sẽ gặp rất nhiều vấn đề khó khăn và bạn không thể nào ở quán để kiểm soát và quản lý quán cà phê 24/7. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều công cụ giúp bạn quản lý quán cafe mình từ xa. Trong đó BIGBUY Res 160R là một ứng dụng nổi bật với nhiều ưu điểm vượt trội.

Mời bạn tham khảo một vài tính năng nổi bật của công cụ này. Liên hệ BIGBUY để được tư vấn

  • Giao diên hiện đại, đơn giản,dễ dùng với máy tính, tablet, smartphone
  • Báo cáo để quản lý tình hình công việckinh doanh cafe từ xa thông qua smartphone
  • Quản lý mua bán hàng hóa, nguyên vật liệu cùng nhiểu tính năng khác,...

 

Phần mềm quản lý quán cafe từ xa

Ứng dụng quản lý quán cà phê từ xa

 

7. Một số kinh nghiệm quản lý quán cà phê hiệu quả thu hút khách

7.1 Tạo các chương trình tri ân, khuyến mãi

Tâm lý của khách hàng ở mọi lĩnh vực kinh doanh đó là luôn thích ưu đãi, khuyến mãi. Chính vì thế, việc tạo các chương trình tri ân, khuyến mãi vào các dịp lễ đặc biệt hoặc các món ăn pha chế đặc biệt cũng là một cách quản lý quán cafe hiệu quả để khiến khách hàng có thêm động lực đến quán cafe của mình nhiều hơn.

cách quản lý quán cà phê hiệu quả

Tạo các chương trình khuyến mãi nhằm thu hút khách hàng

7.2 Cập nhập nhiều công thức nước uống mới

Nhiều quán cafe kinh doanh vào thời gian đầu rất đông khách, tuy nhiên về lâu về dài, khi cạnh tranh cùng những quán mới mở thì không còn đủ sức hút nữa. Nguyên nhân một phần do menu của quán không có nhiều sự lựa chọn món đồ uống mới mẻ, nguyên liệu đa dạng, khiến khách hàng không hứng thú và không muốn đến quán của bạn.

Việc nắm bắt những xu hướng đồ uống, nguyên liệu đang hot sẽ giúp thu hút khách hàng mới cho quán tốt hơn. Ngoài ra, đối với những khách hàng quen thuộc thì cách một khoảng thời gian có thêm món đồ uống mới sẽ giúp họ có thêm sự lựa chọn và không có thấy quán của bạn nhàm chán.

cách quản lý quán cafe hiệu quả

Thường xuyên cập nhật xu hướng pha chế đồ uống mới

Ngoài cập nhật những loại đồ uống pha chế mới thì bạn cũng có thể đổi mới phong cách phục vụ của quán bằng cách thay đổi các loại ly, ống hút, đĩa... sử dụng trong quán hoặc hiệu quả hơn là trang trí quán theo chủ đề các mùa lễ hội như: Giáng sinh, Tết cổ truyền,... sẽ giúp khách hàng không bị chán không gian của quán cafe.

7.3 Quảng cáo nhận diện cho quán cà phê

Chạy quảng cáo là một trong những cách quản lý quán cafe hiệu quả giúp thu hút một lượng lớn khách hàng đến với quán của bạn. Trong thời đại mà công nghệ thông tin đang có sự phát triển chóng mặt như hiện nay thì việc thực hiện các chiến dịch quảng cáo để khách hàng có thể biết và nhớ tên thương hiệu của bạn không phải là điều quá khó khăn.

Nhiều chủ quán cafe đã thực hiện các chiến dịch quảng cáo thương hiệu quán cafe qua các trang mạng xã hội lớn như Facebook, Instagram,... và đã đem lại thành công. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo một Fanpage riêng cho quán của mình để đăng tải các bài viết quảng cáo thường xuyên, vừa để tương tác thêm với khách hàng trên mạng xã hội, vừa để thu hút thêm nhiều khách hàng mới.

Thêm một cách để quảng bá thương hiệu đồ uống của bạn là cộng tác với các bên thứ 3 trong việc review, cung cấp dịch vụ đồ uống, món ăn, vận chuyển đồ ăn như: Grap, Go-viet, Now, Foody,...

quản lý quán cà phê

Chạy quảng cáo quán cafe để tăng độ nhận diện thương hiệu

7.4 Vận hành quản lý quán cafe theo cách chuyên nghiệp

Kinh nghiệm quản lý cafe hiệu quả, thông minh và đem lại doanh thu cho quán, bạn nên vận hành quán hướng tới sự chuyên nghiệp để làm hài lòng khách hàng. Vậy chuyên nghiệp ở đây có nghĩa là gì?

  •  Đảm bảo vệ sinh quán cà phê: Trong ngành phục vụ đồ uống thì việc đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm luôn phải được đặt lên hàng đầu. Những nguyên liệu được dùng để chế biến đồ uống hàng ngày phải được đảm bảo độ tươi ngon, chất lượng.

Ngoài ra, các dụng cụ pha chế, phục vụ đồ uống cũng phải được vệ sinh sạch sẽ sau mỗi lần khách sử dụng. Những chiếc đĩa, cốc, thìa,... phải được thay mới để khách hàng luôn cảm thấy thoải mái khi dùng đồ uống. Khi khách đã sử dụng xong đồ uống thì việc đầu tiên nên rửa sạch và sắp xếp ngay ngắn lên các kệ để không gian quán luôn ngăn nắp, gọn gàng, không được bừa bộn.

quản lý quán cà phê hiệu quả

Giữ vệ sinh cho quán cafe luôn được sạch sẽ

  • Phục vụ với thái độ niềm nở: Thái độ là yếu tố đầu tiên quyết định khiến khách hàng cảm thấy hài lòng với quán của bạn. Chính vì thế, mọi nhân viên phục vụ trong quán đều phải làm việc với thái độ chuyên nghiệp, niềm nở. Luôn thân thiện và nhiệt tình khi khách đến, cảm ơn và cúi chào khi khách rời đi. Những hành động này tuy nhỏ nhưng lại khẳng định văn hóa ứng xử chuyên nghiệp khiến khách hàng cảm thấy được chào đón, tôn trọng mỗi khi đến quán.
  • Thanh toán nhanh và chính xác: Để gây ấn tượng đầu tiên với khách thì bạn nên hoàn thành việc thanh toán nhanh chóng, chính xác bởi vì trong lúc thanh toán nếu có xảy ra trục trặc khách sẽ khó chịu và dễ có ấn tượng xấu với quán.

Để hoạt động thanh toán nhanh và chính xác, quản lí tài chính cho quán cà phê tốt, bạn có thể đầu tư cho quán các thiết bị để quản lý cafe, thu ngân như máy tính tiền, máy in bill,... giúp tối ưu hóa, tiết kiệm thời gian mà cong mang lại độ chính xác cao khi sử dụng.

phần mềm quản lý quán cafe bigbuy

Tìm chọn các gói “combo cashier” tại Bigbuy.vn

Nếu quán cafe của bạn đang có nhu cầu sắm các thiết bị, phần mềm quản lý quán cà phê hiệu quả bạn có thể xem qua các sản phẩm trên Bigbuy.vn, đảm bảo độ bền tuyệt đối, dễ sử dụng ở mọi loại sản phẩm. Ngoài ra Bigbuy còn đang cung cấp các gói “combo cashier” tối ưu hóa đơn hàng , bạn có thể xem qua và liên hệ để được tư vấn.

Trên đây là những chia sẻ về cách quản lý quán cafe hiệu quả cho người mới bắt đầu mà bạn cần học hỏi để có kinh nghiệm quản lý quán cafe cũng như việc kinh doanh một cách đúng đắn, có lợi nhuận nhất. Chúc bạn thành công.

 
BIGBUY.VN - GIẢI PHÁP BÁN HÀNG HÀNG ĐẦU 

Hotline: 0905.959598 | 028.62518668

Địa chỉ: 179 Nguyễn Thái Bình, P. 4, Q. Tân Bình, TP HCM

BIGBUY.VN
Top
0905.959598